Inhalter
Zäitmanagement «Mat der Aarbecht déi ech hunn an ech sinn an enger nëtzloser Versammlung agespaart»
Den Ekonomist Pilar Lloret erkläert an «30 Minutte Reuniounen» wéi een dës Aarbechtszäiten maximal optimiséiere kann
Wann wann Dir vun enger neier Versammlung op der Aarbecht matgedeelt sidd, da snort Dir mat Suergfalt a Demissioun, ass eppes falsch. Dës Aarbechtsanstellungen solle Mëttele sinn fir eis professionnell Aarbecht ze verbesseren, a ville Mol si se just Zäitverschwendung.
Dës Situatioun - vill méi heefeg wéi et schéngt - war dat wat den Ekonomist motivéiert huet Pilier Lloret, spezialiséiert op Geschäfts- a Risikanalyse, ze schreiwen "Versammlungen vun 30 Minutten", e Buch an deem hien duerch kloer Richtlinnen a Berodung e Wee proposéiert fir d'Effizienz vun dëse Reuniounen ze erhéijen, sou datt säin Zil erfëllt gëtt.
Mir hu mam Auteur geschwat a gefrot hir d'Schlësselen fir opzehalen Zäit ze verschwenden an déi meescht vun de Reuniounen ze maachen, op déi mir gezwongen sinn deelzehuelen:
Firwat ass d'Organisatioun sou wichteg wann Dir eng Versammlung plangt?
Wa mir keng gutt Planung an Organisatioun hunn, sinn d'Ziler net kloer, nach d'Punkte fir ze diskutéieren, oder d'Zäit verfügbar ... Dofir wäerte mir onkontrolléiert Dauer a mir wäerten d'Erwaardunge vun de Participanten net erfëllen. Mir kënne frustréiert ginn an et wäert eng Verschwendung vun der Zäit vun all Mënsch sinn.
Wéi eng negativ Auswierkunge kann eng Versammlung hunn, déi schlecht geplangt ass an an deem de gewënschten Zweck net erreecht gëtt?
Zousätzlech zu de Käschten a wirtschaftleche Begrëffer, deelhuelen a schlecht geplangte Reuniounen an an deenen no 90, 60 oder 30 Minutten keng Konklusioun erreecht gëtt generéiert e negativ Perceptioun a Mësstrauen ënner de Participanten. A wann dës Situatioun weider geet, ass et einfach datt mir mat der Zäit gestresst denken "mam Job deen ech hunn an ech muss op eng nëtzlos Versammlung deelhuelen."
Et huet och en negativen Effekt op d'Meenung vun de Participanten vis -à -vis vum Organisateur, deen an de meeschte Fäll normalerweis e Chef ass.
Firwat ass 30 Minutten déi optimal Zäit fir d'Dauer vun enger Versammlung?
30 Minutten ass d'Erausfuerderung, déi ech am Buch stellen op Basis vu menger eegener Erfahrung bei der Organisatioun vu Reuniounen, déi funktionnéieren. Anscheinend et gi Reuniounen déi méi Zäit brauchen, anerer an deenen Äert Zil och a manner geholl ka ginn, an natierlech iergendwann déi 30 oder souguer 60 Minutten vun der Versammlung selwer kënnen duerch en Uruff oder eng E-Mail ersat ginn, zum Beispill.
Wéi funktionnéiert d'Figur vum Entscheedungshändler iwwer deen Dir am Buch schwätzt?
Wa mir iwwer d'Participanten vun enger 30 Minutte Versammlung schwätzen, muss et kloer sinn datt déi ideal Zuel däerf maximal fënnef Leit net iwwerschreiden. An Äre Choix muss déi richteg sinn. Mir kënnen d'Zuelen vum Moderator, Koordinator, Sekretär z'ënnerscheeden (si kënnen déiselwecht Persoun sinn) an d'Participanten. Am Prinzip ass d'Entscheedung an enger Versammlung vun 30 Minutten a maximal fënnef Leit konsensuell a soll kee Konflikt generéieren.
Wéi solle mir eng Versammlung organiséieren fir et sou effizient wéi méiglech ze maachen?
Mir kënnen a fënnef Punkten zesummefaassen wéi mir d'Versammlung organiséiere wéi follegt. Déi éischt wier definéiert d'Zil an dat gewënschte Resultat vun der Versammlung. Déi zweet, wielt déi richteg Participanten. Déi drëtt ass plangt d'Versammlung; Ënner anerem, maacht d'Agenda op, wielt de Standort, Startzäit an Dauer a schéckt se zesumme mat de Schlësseldokumenter vun der Versammlung un déi interesséiert genuch Zäit fir datt se se virbereede kënnen.
Véiertens, musse mir Rechnung droen Struktur Design vun de Reuniounen, dat heescht d'Betribsregelen an natierlech wéi d'30 Minutten, déi d'Versammlung dauert, vum Inhalt strukturéiert sinn. Endlech ass et wichteg eng ze maachen Sëtzung Suivi. Gitt sécher datt all Participanten sech bewosst sinn iwwer d'Accorde gemaach an, am Fall wou eng Verfollegungsaktioun muss ausgefouert ginn, wat sinn d'Aufgaben, déi jidderengem zougewise ginn an d'Ausféierung Zäit